Dziś kolej na drugą część artykułu o osobistej efektywności wg. Zen to done Leo Babauta.
W poprzednim artykule pisałam o 5 pierwszych zasadach zarządzania sobą i zadaniami w czasie (kolekcjonowanie, przetwarzanie, planowanie, działanie i prosty zaufany system).
Dziś kolejne 5 zasad. To że pojawiają się później, wcale nie oznacza, że są mniej ważne 🙂
Zapraszam Cię do dzisiejszego artykułu o tym jak zarządzać sobą i zadaniami w czasie, by poprawić swoją efektywność.
Oczywiście proponowane rozwiązania nie są receptą na wszystkie sytuacje. Jestem daleka od tego, by przypisywać im wyłączną moc sprawczą. Ale w moim przypadku stosowanie ich wprowadziło więcej porządku i spokoju, szczególnie, jeśli chodzi o sprawy zawodowe. Dlatego też dzielę się nimi z Tobą i liczę, że zechcesz doświadczyć, jak sprawdzą się u Ciebie.
To zaczynamy, a raczej kończymy poprzedni wpis.
Oto kolejne 5 zasad Zen to done wg. Leo Babauta, z domieszką moich praktyk:
6. Organizuj.
Ta zasada mówi o tym, by wszystkie Twoje sprawy, trafiały do tzw. właściwych skrzynek przychodzących. A tych czym mniej, tym lepiej. Skrzynki przychodzące to te miejsca, gdzie trafiają Twoje sprawy do załatwienia, np. skrzynki mailowe, miejsce gdzie odkładasz korespondencję i dokumenty, notesy, kalendarze itd. Staraj się odkładać rzeczy na „swoje” miejsce od razu, bez gromadzenia ich w różnych miejscach. Taka organizacja pozwoli ci łatwiej je znaleźć, jeśli zajdzie taka potrzeba. Sprawdź z ilu skrzynek mailowych korzystasz na co dzień. Im więcej skrzynek, tym więcej miejsc do odwiedzenia, tym więcej czasu na to inwestowanego. Ogranicz swoje skrzynki do minimalnej możliwej ilości. Sprawdź ile masz skrzynek mailowych i ogranicz ich ilość do koniecznych. Zachowuj porządek w folderach w komputerze. Oznaczaj je tak, by sprawnie odnajdywać w nich potrzebne informacje. Możesz np. przyjąć system oznaczania dokumentów datami/sprawami/priorytetami. Wybierz sposób, który odpowiada Twoim potrzebom i pasuje do Ciebie.
7. Przeglądaj.
Przeglądaj swój system regularnie. Możesz organizować cotygodniowe spotkania ze sobą, podczas których zrobisz sprawny przegląd wszystkich projektów i zadań z Twojego kalendarze i miejsca, gdzie gromadzisz zadania. Warto sprawdzać co udało Ci się wykonać w danym tygodniu, co wymaga być może zmiany terminu, a co już jest nieaktualne. Co jakiś czas, np. raz na miesiąc zachęcam Cię do tego by przyjrzeć się swoim celom długoterminowym (jeśli takowe masz) i sprawdzić czy to co robisz na co dzień, wpisuje się w te cele. A może cele się już zdezaktualizowały? To też jest możliwe… Przeglądanie jest ważnym nawykiem, ponieważ bez niego cały system stanie się nieaktualny i straci swoje zastosowanie i sens.
8. Upraszczaj.
Ogranicz swoje cele i zadania do tego, co niezbędne. Wiem, że nie raz pojawia się nam w głowie mnóstwo wspaniałych i obiecujących pomysłów. Wrzucamy je jako kolejny projekt do zrealizowania. Głowimy się, co zrobić, by wszystkie ujrzały światło dzienne. Jednak próby zajmowania się wszystkimi pojawiającymi się sprawami szybko mogą Cię przeciążyć i sprawić, że zabraknie Ci energii na zajęcie się tymi najważniejszymi dla Ciebie sprawami. Przejrzyj jeszcze raz wszystkie swoje projekty i uprość je tak, by zostały wyłącznie te najważniejsze. Inne deleguj, bądź ustaw w kolejce „na później”. Rób to na szybko codziennie i regularnie podczas cotygodniowych przeglądów. Wiem z doświadczenia, że uczucie frustracji, które pojawia się w momencie niemożności realizacji wszystkich projektów, potrafi skutecznie zniechęcić do realizacji tych najważniejszych. Dlatego staraj się nie dopuszczać do tego, by ta frustracja narastała. Nie musisz robić wszystkiego od razu. Takie odłożenie pewnych mniej ważnych projektów na później może pomóc Ci też złapać dystans i sprawdzić po czasie, czy faktycznie nadal chcesz się zajmować danym projektem. Jeśli tak to działaj, jeśli nie to wyrzuć do kosza – właśnie nauczyłeś się czegoś nowego o sobie, np. tego, że być może dany temat, obszar, nie był „twój”.
9. Rytuały.
Jeśli potrzebujesz więcej porządku, zadbaj o pewne rytuały. One mogą sprawić, że będziesz czuł się bezpieczniej wiedząc np. od czego zaczniesz dzień pracy. Np. poranny rytuał może składać się z tego, że kiedy siadasz do biurka zaczynasz pracę od przejrzenia kalendarza, listy zadań i „kamieni milowych” na dziś. Następnie wykonujesz kamienie milowe. Dzięki temu już na początku dnia możesz poczuć satysfakcję, że zrobiłeś dziś coś ważnego, coś co przyczynia się do realizacji ważnych dla Ciebie celów. A np. wieczorny rytuał może składać się z tego, że napiszesz stronę notatek w swoim dzienniku (np. ekspresywnym). Innym rytuałem może być właśnie piątkowy przegląd zadań. Warto go robić w piątek przed południem, by w razie potrzeby mieć jeszcze kawałek dnia na nadrobienie jakiś pilnych tematów. Wszystko zależy od Ciebie. Stwórz takie rytuały, które będą wspierały Twoją efektywność i sprawiały, że będziesz czuł się w nich po prostu dobrze.
10. Odkryj swoją pasję.
To ostatni punkt systemu Leo Babauta. Wg. Leo – najważniejszy. Ważne jest w nim to, by szukać pracy, na której na prawdę Ci zależy. Nie jest to łatwe, biorąc pod uwagę, że już od małego dziecka spotykamy się z oczekiwaniami najbliższych, którzy dyktują nam kim mamy być. Jednak warto otworzyć się na nowe doświadczenia, wchodzić w nie z odwagą i sprawdzać, czy to co robimy jest w zgodzie z naszymi wartościami i misją. Jeśli nie, to ze spokojem zostawiać i sprawdzać dalej. To dobra droga do odnalezienia tego, co może dać nam spełnienie i satysfakcję. Jeśli robić to, co na prawdę lubisz, to nie masz dużej trudności z odwlekaniem zadań. Nie musisz zmuszać się do codziennego rozpoczęcia pracy. Nie frustrujesz się nowymi zadaniami. Realizujesz je z większym spokojem. Niech szukanie pasji w pracy stanie się nawykiem na całe życie. Nic nie jest nam dane na całe życie (no może ciało, ale ono też się zmienia ;)). Tak wiec może być też tak, że coś, co Cię pasjonowało w pracy 2 lata temu, dziś już może być nieaktualne. To jest zupełnie ok. Warto sprawdzać co Ci pasuje i szukać swojego miejsca.
Oba posty (ten i poprzedni) napisałam w odpowiedzi na pojawiające się prośby uczestniczek grupy W drodze do równowagi, Zapraszam Cię do grupy (grupa dla kobiet), jeśli szukasz swojej drogi do równowagi w życiu i chcesz zainspirować się doświadczeniami innych kobiet.
Mam nadzieję, że oba wpisy okażą się użyteczne dla Ciebie i pomogą Cię doświadczyć więcej spokoju i spełnienia w swojej pracy.
Podziel się swoimi refleksjami pod tym wpisem.
Napisz, który z tych punktów chciałbyś wprowadzić do swojej codzienności?
zdjęcie: www.unsplash.com
Na prawdę cieszę się, że przeczytałeś mój artykuł. Jeśli, to co przeczytałeś jest dla Ciebie wartościowe, to:
- Proszę, zostaw swój komentarz. Bez Twojego komentarza nie czuję Twojej obecności. Wiec zostaw łapkę, napisz swoje odczucia po przeczytaniu tekstu bądź podziel się swoimi refleksjami.
- Podaj dalej. Jestem przekonana, że jeśli to co piszę jest dla Ciebie ciekawe i pomocne, to również może być pomocne dla kogoś z Twojego otoczenia. Dlatego podziel się linkiem do artykułu ze znajomymi.
- Podejrzyj mnie na Instagramie i Facebooku. Tam oprócz informacji o nowych wpisach na blogu, zobaczysz też kulisy mojej pracy.
- Dołącz do naszej kobiecej grupy na facebooku: W drodze do równowagi. Tam razem z innymi kobietami dbamy i wspieramy się w tym, by przeżywać naszą codzienność w swoim rytmie, dbając o swoje potrzeby i świadomie, w równowadze kreując swoją codzienność. Tam też robię webinary i live’y, co jakiś czas, wyłącznie dla osób z grupy.
