Mam okazję rozmawiać z wieloma osobami, które zaczynają prowadzić swoje biznesy bądź przechodzą na bardziej samodzielne stanowiska w pracy. Cieszą się, że wreszcie mogą oderwać się od cudzych poleceń, deadline’ów, nakazów i powinności. Tworzą sobie wówczas piękne kalendarze (też tak robiłam ;)), gdzie punkt po punkcie, oznaczają kolorami, datami i godzinami wpisywane do niego kolejne zadania. Mój kalendarz wyglądał podobnie, jak tęcza, przez którą nie przebijał się ani promień wolnego miejsca. Każda godzina kalendarza była zaplanowana, nawet odpoczynek, przerwy w pracy i dojazdy w róże miejsca. Po takim wysiłku planowania siadałam i czułam ulgę. Tak, teraz będę świetnie zorganizowana, nadrobię wszystkie zaległości, wywiążę się ze wszystkich zobowiązań i będę miała czas dla rodziny.
I…
W tym artykule oraz w jego drugiej części chcę podzielić się z Wami moim i moich Klientów doświadczeniami z organizowaniem siebie i swoich zadań w czasie. Z dużą przyjemnością prowadzę teraz szkolenia z osobistej efektywności, ale moje początki z tym tematem nie należały do najłatwiejszych. Tak więc przez najbliższe kilka minut i w kolejnym artykule przeczytasz o tym, jak może wyglądać efektywne zarządzanie sobą i zadaniami w czasie i jakimi zasadami warto się zasugerować organizując swój dzień, by z jednej strony nie stać się niewolnikiem zegarka i kalendarza, dążąc do perfekcjonizmu. Z drugiej zaś, by zadbać o efektywność tych działań, które są dla Ciebie naprawdę ważne.
Wracając…
Wracając do doświadczeń. Widziałam wiele kalendarzy, które wypełnione były od rana do nocy aktywnościami. Wyglądały naprawdę imponująco, jednak na tym kończyła się ich użyteczność. Osoby, z którymi rozmawiałam mówiły, że kiedy przychodził czas działania, okazywało się, że ilość czasu, która była zaplanowana na różne aktywności, miała się nijak do czasu, jaki faktycznie potrzebowali na ich wykonanie. A to powodowało, że kolejne zadania się przesuwały i ich termin realizacji stawał się nieaktualny. Przez to znowu musieli pracować „po godzinach” cierpiąc, kiedy ich dziecko upominało się o wspólny czas a partner wymownie patrzył, mówiąc przez zaciśnięte zęby: ” Długo jeszcze będziesz pracował/a?” Dodatkowo przez pojawiający się stres, pewne ważne sprawy do wykonania umykały w gąszczu innych, które gromadziły się w głowie. To zaś powodowało frustrację, złość i obawę o to, jak dalej będzie wyglądała ich organizacja, skoro już na początku sobie z tym nie radzą.
Niewolnik systemu.
U mnie było podobnie. To co miało stać się dla mnie wsparciem, czyli możliwość samostanowienia i odpowiedzialności za siebie i swój czas, stało się mieczem, który wymierzyłam przeciwko sobie. Przyznam się Wam, że taka mania organizowania ogarnęła mnie po przeczytaniu książki Davida Allena „Getting Things Done”. Tak pięknie Allen wszystko w niej opisał, w takim porządku, zorganizowaniu, że nie mogłam się powstrzymać, by tego nie spróbować. Ale po przemyśleniu założeń systemu GTD (getting things done) doszłam do wniosku, że jest on dla mnie, w takiej niezmienionej postaci, zbyt mało elastyczny i wymaga na prawdę ogromu samodyscypliny i spinania się. Wiele z niego wzięłam do swojego systemu organizowania się, ale wiele też odrzuciłam. Stosując GTD chciałam bardzo dobrze się organizować, a kończyło się tym, że karmiłam swój perfekcjonizm, który miał niewiele wspólnego z moją efektywnością.
I wtedy…
Na horyzoncie pojawiła się mała, zgrabna książeczka Leo Babauta „Zen to done”, której autor wziął system GTD na warsztat i uprościł go. I te zasady przemawiają do mnie bardziej. Dlaczego? Przede wszystkim dlatego, że nie karmią perfekcjonizmu, który wkradał się w mój system zarządzania zadaniami. Kiedy nie udawało mi się stosować wszystkich zasad GTD ten cichy, ale wyraźny perfekcyjny głosik podszeptywał „A nie mówiłem, że tak będzie”, „Takie proste, a Ty tego nie ogarniasz”, „Nigdy się tego nie nauczysz”. Faktycznie z mojego punktu widzenia wprowadzenie GTD do swojej codzienności jest jak najbardziej możliwe, ale trzymanie się go w 100%, już wydaje się być nieludzkie i nie chcę tak siebie traktować 🙂 To mój wybór, być może niektórym z Was się sprawdzi. Ja nie chcę się katować, bo to nie wpływa dobrze na moje samopoczucie i w konsekwencji na efektywność.
Wg. mnie na efektywność, taką w zgodzie ze sobą, wpływa dużo więcej czynników niż tylko samodyscyplina i kontrola siebie. A w wielu sytuacjach taka sztywna postawa wobec siebie może dać wręcz odwrotne skutki.
Dlatego chcę podzielić się w tym i kolejnym artykule, 10 zasadami systemu Zen to done. Dopiszę do tych zasad swoje obserwacje i mam nadzieję, że zechcecie te podpowiedzi zastosować w swojej codzienności i sprawdzić, jak wpłyną na Waszą osobistą efektywności. Stosuję ten system u siebie, mieszam go z GTD i moimi indywidualnymi potrzebami i dzięki temu widzę pozytywne zmiany w moim podejściu do organizacji. Jednocześnie pilnuję się, by nie stać się niewolnikiem systemu, bo to on ma służyć mnie, a nie ja jemu. Polecam również zwrócić na to uwagę u siebie.
Wiem, choćby na podstawie tego, o czym piszą dziewczyny w naszej grupie W drodze do równowagi, że zarządzanie sobą w czasie jest dla wielu z Was wyzwaniem, ba…dla wielu z Nas. Dlatego tym razem wpis taki dość narzędziowy. Moi czytelnicy już dawno mnie prosili o poruszenie tego obszaru na blogu. A temat ten wpisuje się również w szeroko pojęty obszar równowagi w życiu.
Oto 10 zasad Zen to done wg. Leo Babauta, z domieszką moich praktyk:
1. Kolekcjonowanie.
Jak dla mnie jest to najważniejszy nawyk, do którego wprowadzenia Cię zachęcam. Taki, który zadziałał jak dźwignia, dla pozostałych nawyków z tego obszaru. Polega na tym, by zapisywać wszystkie myśli, zadania, obowiązki, sprawy, które pojawiają się miliony razy dziennie w naszej głowie. Więcej o oczyszczającym pisaniu i technice morning pages, pisałam TUTAJ. Warto nosić ze sobą mały notes, by za każdym razem, gdy pojawi się myśl np.: „Dziś muszę jeszcze odebrać buty od szewca”, zapisywać ją tam. Możesz zapisywać te myśli w innym nośniku, np. w telefonie. Ważne by ten nośnik był łatwy do przenoszenia. Wyjmowanie komputera czy tabletu przy każdej pojawiającej się myśli graniczyłoby z cudem, dlatego notes bądź telefon wystarczy. Ma być prosto i sprawnie.
Po co to robić? Przede wszystkim po to by opróżniać swój umysł i zwalniać miejsce na inne, kreatywne pomysły i ważne refleksje, które mogą się w Tobie pojawiać. Przy zbyt wielu sprawach w głowie, nie trudno o jej ból. Ponadto do zapisanej sprawy za chwilę będziesz mógł wrócić i podjąć decyzję co zrobić z nią dalej. Mi się wielokrotnie zdarzało coś wymyślić, nie zapisywałam tego, po czym wracałam do domu i nie potrafiłam sobie tego odtworzyć. A kto wie, może właśnie uciekł jakiś genialny pomysł ;)?
Podczas czekania np. w kolejce, również mogą pojawiać się jakieś ciekawe pomysły. Warto je od razu zapisywać, by nie uciekły. Osobiście korzystam z programu (również na telefonie) Nozbe, w którym jest miejsce tzw. skrzynka spraw, gdzie zapisuję wszystko, co zauważam, że pojawia się w mojej głowie jako „do zrobienia” bądź „do przemyślenia”. Później wracam do tego miejsca i…
2. Przetwarzanie.
I przetwarzam te zapiski. Co to znaczy? Podejmuję decyzje w każdej sprawie, którą mam zapisaną. Nie odkładam jej na później. A jeśli nad jakąś sprawą potrzebuję zastanowić się dłużej bądź np. skonsultować, to zadanie „skonsultuj xyz” wędruje już na listę zadań. W praktyce wygląda to tak, że korzystam z zasady 4Z, czyli Z – zniszcz, Z- zrób, jeśli zajmie 2 minuty, Z- zdeleguj, Z – zaplanuj. Kiedy zasiadam do wszystkich zapisanych spraw, do każdej z nich robię króciutką analizę i decyduję, które „Zet” zastosuję. Np. zapisana sprawa: przygotuj dla dziecka owoce na sałatkę do przedszkola. Podejmuję szybką decyzję (nie rozkładam jej na części pierwsze), że to zadanie powinno trafić na listę zadań projektu Dom, z datą przypomnienia, np. dziś godz. 21.00. I tam właśnie ląduje z ustawioną datą i godziną przypomnienia. Temat załatwiony. Lecę dalej.
Nagromadzenie spraw, to odwlekanie podejmowania decyzji, dlatego nie gromadź zbyt wielu spraw i nie zwlekaj z analizą 4Z. Kiedy nabierzesz już takiego nawyku jest bardzo prawdopodobne, że taką analizę będziesz robił już odruchowo, od razu, przy pojawieniu się danego zadania w głowie. Genialne!
Wspomniałam wyżej o „projekcie”. Projekt to duże zadanie, które zawiera w sobie więcej innych, mniejszych zadań, potrzebnych do jego realizacji. Np. projektem może być „Rozwój moich kompetencji zarządzania emocjami”, gdzie będziesz wrzucał wszystkie mniejsze zadania z tego obszaru, takie jak np. zrobienie kolejnej lekcji kursu o emocjach, przeczytanie 5 stron książki XYZ czy codzienne pisanie dziennika ekspresywnego. Jeśli jednak do tego projektu wrzucisz zadanie: „Ukończyć studia podyplomowe z oceną min. 4”, to zastanów się, czy to zadanie nie powinno być projektem. Ukończenie studiów może zawierać w sobie wiele innych, mniejszych zadań do wykonania. Nie polecam Ci jednak mnożenia projektów, ponieważ na pewnym etapie może zabraknąć Ci motywacji i czasu do tego, by wszystkie je przeglądać. A przeglądanie jest bardzo ważnym elementem systemu, o którym napiszę w kolejnym wpisie.
Ale zadbaj też o to, by ważne, większe projekty nie były wrzucane jako zwykłe zadania, bo wówczas możesz zwlekać z ich realizacją czując, że pod tym zadaniem kryje się jeszcze wiele innych zadań.
Jeśli nie masz bardzo wielu zadań i projektów na prawdę polecam Ci pozostać przy systemie list: @praca @dom @przedszkole @na mieście @odpoczynek itp. Ja właśnie od takiego systemu w zwykłym zeszycie zaczynałam i przez pewien czas bardzo dobrze się sprawdzał.
3. Planowanie.
Mistrzem planowania długoterminowego przyznaję, że nie jestem. Ale wystarczy mi, jeśli w każdy piątek usiądę i zaplanuję zadania i spotkania na kolejny tydzień. Oczywiście przyszłe szkolenia czy spotkania, których daty znam wcześniej, lądują od razu w moim kalendarzu, ale bieżące sprawy i priorytety planuję na kolejny tydzień bądź dwa. W tym punkcie najważniejsze okazało się dla mnie wybieranie tzw. kamieni milowych, czyli priorytetów, od których będę zaczynała każdy kolejny dzień tygodnia (zgodnie z radą Leo). Zazwyczaj są to 2,3 zadania, które wykonuję, zanim odczytam np. maile. Oczywiście, że nie dzieje się tak bez wyjątków. Ale wiele razy to podejście uratowało mnie przed wykonywaniem cudzych priorytetów (np. kiedyś najpierw odpowiadałam na to, co chcieli ode mnie inni, którzy realizowali swoje priorytety, tym samym najpierw realizowałam ich zadania, a później swoje – to nie było efektywne).
To, do czego Cię zachęcam to wybierz sobie 1 dzień w tygodniu, podczas którego zaplanujesz sobie zadania i spotkania na kolejny tydzień i wybierzesz kamienie milowe, czyli zadania, szczególnie dla Ciebie ważne, od których będziesz zaczynał każdy kolejny dzień tygodnia. Dzięki temu, nawet jeśli małymi kroczkami, to będziesz realizował najpierw swoje cele i priorytety, a dopiero później cele innych osób, z którymi np. współpracujesz. Może to być np. godzina, dwie, zainwestowana codziennie w swoje kamienie milowe. Przyznasz, że to i tak dużo, jeśli do tej pory zaczynałeś dzień od gaszenia pożarów, które spływały na Ciebie od innych osób?
4. Działanie.
Bez tego kroku, cały system leży. Ale to, co ułatwia działanie, to przede wszystkim koncentracja na zadaniu. Leo Babauta mówi o tym, by w jednym czasie wykonywać wyłącznie jedną czynności. Wielozadaniowość została już uznana przez badaczy tego tematu jako mit. Nie potrafimy jednakowo skupić się na kilku czynnościach wykonywanych na raz. W praktyce może to wyglądać tak, że wybierasz jedno zadanie (np. kamień milowy) i w przeznaczonym na niego czasie, wykonujesz wyłącznie to zadanie. Nie odbierasz telefonów, nie czytasz maili, nie wchodzisz na facebooka, nie rozmawiasz z nikim, tylko wykonujesz to zadanie.
Jeśli np. cała godzina takiego skupienia, to dla Ciebie za dużo na początek (dla wielu osób na początku jest to bardzo trudne), to zainwestuj np. 15 minut totalnego skupienia na zadaniu. Postaram się napisać wpis o tym, jakie narzędzia np. technologiczne, z których również korzystam, mogą wspierać w takiej koncentracji. Tymczasem po prostu wycisz telefon, wyłącz internet i przez np. 15 minut skieruj swoją uwagę wyłącznie na dane zadanie. Jeśli ktoś Ci przerwie (jeśli nie pracujesz sam), zapisz jego prośbę na kartce i powiedz, że wrócisz do niego za chwilę – trenuj asertywność. Tymczasem wróć do swojego zadania. Nie próbuj robić kilku rzeczy na raz. To zdecydowanie obniża Twoją efektywność i ostatecznie sprawia, że dane zadanie wykonujesz dużo dłużej, niż byś wykonywał je skupiając się tylko na nim.
Ta umiejętność jest nieoceniona również przy np. zabawie z dzieckiem. Kiedy potrafisz się skupić na tym, co dzieje się tu i teraz, to inwestujesz w to całą swoją uwagę i energię A tego właśnie najbardziej potrzebują dzieciaki – naszej uwagi. Tak się właśnie motywuję, kiedy nachodzi mnie chęć rozproszenia się. Uczę się tego dla mojego dziecka 😉
5. Prosty, zaufany system.
Tu Leo Babauta proponuje, by wszystkie zadania wpisywać na jak najprostsze listy np. @praca, @dom, @czekam na itd. Sugeruje, że im bardziej skomplikowany system, tym mniej efektywny. Ja osobiście swoją przygodę z budowaniem swojego systemu zarządzania zadaniami zaczynałam właśnie od takich list, jakie proponuje Leo. W zeszycie dzieliłam kartkę na pół i wpisywałam zadania do pracy i zadania do domu. Z czasem, kiedy zadań mi przybywało a projektów mnożyło, doszłam do wniosku, że mój zeszyt tego nie udźwignie. A jeśli mój zeszyt tego nie udźwignie, to nie mogę mu zaufać. A jeśli nie mogę zaufać systemowi, to praca z nim mija się z celem. Dlatego, że dla mnie jedną z najważniejszych korzyści tworzenia jakiegokolwiek systemu organizacji jest możliwość ZAUFANIA MU. Czyli takie poczucie, że ważne rzeczy mi nie umknął, bo są w moim systemie. Jeśli więc system tego nie udźwignie, to po co go stosować.
Jeśli twój zeszyt udźwignie ilość spraw, które organizujesz, to jak najbardziej korzystaj z najprostszego systemu z jakiego się da. Może to być notes i długopis. Jeśli jednak potrzebujesz organizować wiele spraw, projektów, różnych współpracy itd. warto zainwestować czas w wybór jakiegoś nośnika elektronicznego. Ten ma większą pojemność niż notes i zazwyczaj opcje przypominania, która przy wielości spraw okazuje się bardzo, ale to bardzo pomocna. Ja osobiście korzystam z programu Nozbe. Ale do wyboru masz wiele innych systemów, takich jak np. znany wszystkim Outlook czy Google Calendar, Asana, Remember Milk i wiele innych.
Ja póki co jestem zadowolona z Nozbe. Korzystamy z niego razem z mężem, dzielimy się ważnymi projektami i teraz spełnia on swoją funkcję. Nie twierdzę, że kiedyś się to nie zmieni, ale póki co bardzo dobrze zaspokaja moje potrzeby związane z organizacją. Ponadto korzystam jeszcze z Google Calendar, gdzie trafiają wszystkie spotkania, szkolenia, czy np. wydarzenia w przedszkolu, z konkretnym terminem realizacji. Cały system z którego korzystam obejmuje u mnie zarówno sferę zawodową jak i prywatną. Nie oddzielam tego od siebie, bo przecież w sobie też nie jestem w stanie tego do końca oddzielić.
Czyli do Google Calendar trafiają wszystkie spotkania, szkolenia i wydarzenia z konkretnym terminem ich wykonania. Te, które wymagają ode mnie zmiany miejsca pobytu (np. wizyta w księgowości, spotkanie z XYZ w piątek o 13.00 w restauracji, czy sesja coachingowa z XYZ w czwartek o 15.00 w gabinecie)
Do Nozbe trafiają projekty i zadania wpisane w projekty, które wszakże mają swój czas wykonania (np. piątek), ale nie obligują mnie np. do przemieszczania się. Czyli takie jak: odpisać na maila dla XYZ, opłacić podatek dochodowy, napisać nowy wpis na bloga czy zapytać opiekunkę w przedszkolu o termin wyjścia dzieci do teatru.
Jak widzisz korzystam wyłącznie z dwóch „wspieraczy” – Google Calendar i Nozbe. Nie musisz korzystać z dodatkowych programów np. do tworzenia notatek, bo i te można zorganizować np. w Nozbe. Możesz też użyć po prostu notesu i długopisu, jeśli to zaspokoi Twoje potrzeby. I uwaga – zadania i wszystko co pojawia się w kalendarzu i Nozbe jest elastyczne, mobilne i wciąż się zmienia. Nie wyobrażam sobie tego, że miałabym się układać pod swój kalendarz. To ja organizuję go pod moje potrzeby. I na tym właśnie polega sekret tego, by się nie katować. To system organizacji ma służyć naszym potrzebom, a nie my mamy podlegać systemowi. Dobrze, by był elastyczny, a nie perfekcyjnie napisany na papierze czy w programie. Warto nad tym pracować!
To jest mój podział – Twój może być inny, dopasowany do Twoich potrzeb i charakteru. I do stworzenia takiego podziału serdecznie Cię zapraszam.
Zrób to do czasu kolejnego wpisu w tym temacie, który pojawi się już za tydzień.
A jak Ty radzisz sobie ze swoimi zadaniami? Podziel się w komentarzu.
zdjęcie: www.unsplash.com
Na prawdę cieszę się, że przeczytałeś mój artykuł. Jeśli, to co przeczytałeś jest dla Ciebie wartościowe, to:
- Proszę, zostaw swój komentarz. Bez Twojego komentarza nie czuję Twojej obecności. Wiec zostaw łapkę, napisz swoje odczucia po przeczytaniu tekstu bądź podziel się swoimi refleksjami.
- Podaj dalej. Jestem przekonana, że jeśli to co piszę jest dla Ciebie ciekawe i pomocne, to również może być pomocne dla kogoś z Twojego otoczenia. Dlatego podziel się linkiem do artykułu ze znajomymi.
- Podejrzyj mnie na Instagramie i Facebooku. Tam oprócz informacji o nowych wpisach na blogu, zobaczysz też kulisy mojej pracy.
- Dołącz do naszej kobiecej grupy na facebooku: W drodze do równowagi. Tam razem z innymi kobietami dbamy i wspieramy się w tym, by przeżywać naszą codzienność w swoim rytmie, dbając o swoje potrzeby i świadomie, w równowadze kreując swoją codzienność. Tam też robię webinary i live’y, co jakiś czas, wyłącznie dla osób z grupy.
